Wie lange muss ich Geschäftsunterlagen aufbewahren?

Die kurze Antwort

10 Jahre ab dem Ende des Geschäftsjahres. Das gilt für Geschäftsbücher, Buchungsbelege, den Geschäftsbericht und den Revisionsbericht (Art. 958f Abs. 1 OR). Über das Steuerrecht gilt es auch für kleine Einzelunternehmen.

Sind Sie mehrwertsteuerpflichtig, gelten für einen Teil der Unterlagen zu Liegenschaften längere Fristen: 20 Jahre nach dem Gesetz, 26 Jahre nach der Praxis der ESTV. Mit diesen Regeln rechnen Sie für jeden Bundesordner im Keller das Enddatum selbst aus.

Was Capsario dabei bringt

Sie sehen das Enddatum beim Dokument und suchen es nicht auf dem Ordnerrücken.

Jedes Dokument hat ein Feld für die Aufbewahrungsfrist. Bei Dokumenttypen mit gesetzlicher Frist füllt die Ablage es selbst aus, zum Beispiel bei Rechnungen, Quittungen und Kontoauszügen. Sie setzt das Ende des Belegjahres plus 10 Jahre.
Die Ablage rechnet dabei mit dem Kalenderjahr. Endet Ihr Geschäftsjahr an einem anderen Tag, tragen Sie das Datum selbst ein.
Für die 20 oder 26 Jahre bei Liegenschaften setzt die Ablage heute keine eigene Frist. Diese Daten tragen Sie selbst ein.
Läuft die Frist ab, markiert die Ablage das Dokument, und Sie entscheiden. Was Sie löschen, bleibt 30 Tage im Papierkorb. Dann löscht die Ablage es endgültig.

Die Frist kann länger laufen als Ihr Vertrag mit uns. Am Ende erhalten Sie darum kostenlos einen Export mit allen Originaldateien, den täglichen Prüflisten und einem Prüfprogramm. Ob eine Frist für Ihren Fall stimmt, bestätigt Ihr Treuhänder, nicht Capsario.

Das Enddatum ausrechnen

Zählen Sie ab dem Ende des Geschäftsjahres, nicht ab dem Datum des Belegs (Art. 958f Abs. 1 OR).

Beleg vom 14. März 2026, Geschäftsjahr bis 31. Dezember 2026: Die Frist endet am 31. Dezember 2036.
Beleg vom 14. März 2026, Geschäftsjahr bis 30. Juni 2026: Die Frist endet am 30. Juni 2036.

Ein Beleg vom Anfang des Geschäftsjahres bleibt also fast 11 Jahre im Ordner.

Was dazugehört

Ein Buchungsbeleg ist mehr als die Rechnung. Das Gesetz zählt jede schriftliche Aufzeichnung dazu, die Sie brauchen, um eine Buchung nachzuvollziehen. Papier und elektronische Form zählen beide (Art. 957a Abs. 3 OR).

Die ESTV nennt als mögliche Buchungsbelege unter anderem Bestellungen, Kauf- und Mietverträge, Zahlungsbelege, Baupläne, Protokolle von GV und VR und Geschäftskorrespondenz (MWST-Info 16, Ziff. 1.3).

Auch Ihre Arbeitsanweisungen zur Buchführung bleiben so lange wie die Bücher, die Sie danach geführt haben (Art. 4 Abs. 2 GeBüV).

Auch kleine Firmen bewahren 10 Jahre auf

Juristische Personen, zum Beispiel Ihre GmbH oder AG, führen Buch (Art. 957 Abs. 1 Ziff. 2 OR).
Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit mindestens CHF 500'000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr führen ebenfalls Buch (Art. 957 Abs. 1 Ziff. 1 OR).

Kleinere Einzelunternehmen und Personengesellschaften führen nur über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage Buch. Für einzelne Vereine und Stiftungen gilt das auch (Art. 957 Abs. 2 OR).

Die 10 Jahre gelten trotzdem. Das Steuerrecht verlangt von allen Selbständigen und juristischen Personen, Bücher und Belege 10 Jahre aufzubewahren, in der Form des OR (Art. 126 Abs. 3 DBG). Für die Steuern der Kantone verweist das Gesetz bei Führung und Aufbewahrung ebenfalls auf das OR (Art. 42 Abs. 4 StHG).

Mit Mehrwertsteuer

Sind Sie mehrwertsteuerpflichtig, bewahren Sie Bücher, Belege und Geschäftspapiere bis zur absoluten Verjährung der Steuerforderung auf (Art. 70 Abs. 2 MWSTG). Diese tritt 10 Jahre nach Ablauf der Steuerperiode ein (Art. 42 Abs. 6 MWSTG). Die Steuerperiode ist das Kalenderjahr (Art. 34 Abs. 2 MWSTG).

Bei Liegenschaften bleiben die Unterlagen zu Einlageentsteuerung und Eigenverbrauch 20 Jahre (Art. 70 Abs. 3 MWSTG). Die ESTV verlangt in ihrer Praxis 26 Jahre. Sie nennt Lieferantenrechnungen, Kaufverträge, MWST-Abrechnungen, Hauptbuchkonten und Mietverträge. Als Grund nennt sie mögliche Nutzungsänderungen, Prüfungen und Kontrollen (MWST-Info 16, Ziff. 1.4.2).

Verlustscheine laufen länger

Die Forderung aus einem Verlustschein verjährt erst 20 Jahre nach der Ausstellung (Art. 149a Abs. 1 SchKG). Unser Rat: Behalten Sie den Verlustschein, solange Sie die Forderung eintreiben können.

Wenn Unterlagen fehlen

Das Gesetz sieht eine Busse vor. Sie trifft, wer vorsätzlich oder fahrlässig die gesetzliche Pflicht verletzt, Geschäftsbücher, Geschäftsbriefe und Geschäftstelegramme aufzubewahren (Art. 325 StGB). Bei der Mehrwertsteuer nennt das Gesetz auch Belege, Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen (Art. 98 Bst. e MWSTG).

Weitere Fragen

Quellen

Die Gesetzestexte stehen auf fedlex.admin.ch. Wir haben die konsolidierte Fassung von Fedlex am 06. und 07.11.2026 gelesen.

Art. 957, 957a Abs. 3 und 958f Abs. 1 OR. Obligationenrecht (OR, SR 220), Stand 01.10.2026
Art. 4 Abs. 2 Geschäftsbücherverordnung (GeBüV, SR 221.431), Stand 01.01.2013
Art. 34 Abs. 2, 42 Abs. 6, 70 Abs. 2 und 3 und 98 Bst. e Mehrwertsteuergesetz (MWSTG, SR 641.20), Stand 31.03.2025
Art. 126 Abs. 3 Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (DBG, SR 642.11), Stand 02.09.2026
Art. 42 Abs. 4 Steuerharmonisierungsgesetz (StHG, SR 642.14), Stand 01.01.2025
Art. 149a Abs. 1 Bundesgesetz über Schuldbetreibung und Konkurs (SchKG, SR 281.1), Stand 01.01.2026
Art. 325 Strafgesetzbuch (StGB, SR 311.0), Stand 01.11.2026
ESTV, MWST-Info 16 «Buchführung und Rechnungsstellung», Ziff. 1.3 und 1.4.2, Stand 05.01.2024

Hinweis

Diese Seite ist allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung. Ihr Treuhänder oder Ihr Anwalt beurteilt Ihren Fall.

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