Darf ich Belege nach dem Scannen wegwerfen?

Sie können später zeigen, dass ein Scan unverändert ist, seit er in der ersten Tagesliste steht. Den technischen Teil übernimmt Ihre Ablage.

• Jede Datei erhält beim Eingang eine Prüfsumme. Jeden Tag prüft Ihr Server jede Datei dagegen.
• Jeden Tag entsteht eine Liste aller Prüfsummen. Sie ist mit der Liste des Vortags verkettet und erhält einen Zeitstempel von DigiCert, einem unabhängigen Zeitstempeldienst.
• Ihre Originaldatei bleibt erhalten, neben einer durchsuchbaren PDF/A-Fassung.
• Ein Original, das bleibt, erhält vor dem Scan von Ihnen eine Etikette mit Nummer. Die Ablage liest die Nummer und zeigt sie beim Dokument. Das Papier liegt in einem einzigen Ordner, nach Nummer sortiert.
• Jede Nacht geht eine verschlüsselte Sicherung an Infomaniak Swiss Backup in der Schweiz. Einmal im Monat spielt ein automatischer Test die Sicherung zurück.

Unser Rat: Werfen Sie Papier frühestens am Tag nach dem Scan weg. Dann steht das Dokument schon in einer versiegelten Tagesliste.

Das Scannen und das Papierarchiv bleiben bei Ihnen. Auf Wunsch scannen wir zu CHF 150 pro Stunde, je 30 Minuten abgerechnet. Welches Papier gehen darf, entscheiden Sie. Wir sichern nicht zu, dass Ihre Ablage der GeBüV genügt.

Bücher und Buchungsbelege dürfen Sie auf Papier, elektronisch oder vergleichbar aufbewahren (Art. 958f Abs. 3 OR). Die ESTV beschreibt genau diesen Fall: Ein Unternehmen scannt Lieferantenrechnungen beim Eingang und vernichtet die Originale.

Das Ergebnis der ESTV: Die elektronischen Belege sind den Papierbelegen gleichgestellt. Dafür müssen die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung und alle Anforderungen der GeBüV erfüllt sein (MWST-Info 16, Ziff. 1.4.1). Die Risiken der Vernichtung trägt das Unternehmen.

Bei der Mehrwertsteuer gilt die freie Beweiswürdigung. Ein Nachweis darf nicht allein von einem bestimmten Beweismittel abhängen (Art. 81 Abs. 3 MWSTG). Für papierlose Belege der Mehrwertsteuer gelten Art. 957 bis 958f OR und die GeBüV (Art. 122 MWSTV).

Das gilt auch für kleine Einzelunternehmen. Das Steuerrecht verlangt von allen Selbständigen und juristischen Personen 10 Jahre Aufbewahrung, in der Form des OR (Art. 126 Abs. 3 DBG).

1. Der Scan stimmt mit dem Original überein, und Sie können ihn jederzeit wieder lesbar machen (Art. 958f Abs. 3 OR). Unser Rat: Prüfen Sie dafür alle Seiten, beschriebene Rückseiten und Stichproben.
2. Keine Änderung bleibt unbemerkt (Art. 3 GeBüV).
3. Der Zeitpunkt der Speicherung ist unverfälschbar nachweisbar (Art. 9 Abs. 1 Bst. b GeBüV). Ein qualifizierter Zeitstempel ist dafür nicht nötig. Die Zeitquelle muss aber unabhängig sein. Die Uhr des eigenen PCs genügt dafür kaum (Auskunft der ESTV vom 21.02.2018).
4. Der Ablauf steht in einer Arbeitsanweisung (Art. 4 GeBüV).
5. Eine berechtigte Person kann alles bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist in angemessener Zeit einsehen (Art. 6 Abs. 1 GeBüV).
6. Zugriffe und Zutritte sind aufgezeichnet (Art. 8 GeBüV).

Eine Festplatte oder eine Cloud gilt als veränderbarer Träger. Sie ist nur mit zusätzlichen Massnahmen zulässig (Art. 9 GeBüV). Diese Massnahmen erklären wir hier.

Eine digitale Signatur braucht es nicht, auch nicht für das Foto einer Spesenquittung (Auskunft der ESTV vom 21.02.2018).

• Geschäftsbericht und Revisionsbericht. Sie bleiben schriftlich und unterzeichnet (Art. 958f Abs. 2 OR). Der Geschäftsbericht enthält die Jahresrechnung mit Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang (Art. 958 Abs. 2 OR).
• Wertpapiere. Ohne die Urkunde können Sie das Recht weder geltend machen noch übertragen (Art. 965 OR). Das betrifft zum Beispiel einen Schuldbrief auf Papier, Wechsel und Checks.
• Ursprungsnachweise für den Zoll. Sie bleiben im Original, so lange Staatsverträge oder Bundesrecht es vorsehen (Art. 97 Abs. 4 ZV).
• Ein Testament. Es geht beim Tod im Original an die Behörde (Art. 556 Abs. 1 ZGB).
• Verlustscheine. Die Forderung verjährt 20 Jahre nach der Ausstellung (Art. 149a Abs. 1 SchKG). Unser Rat: Behalten Sie das Original, solange Sie die Forderung eintreiben können.

Vor Gericht genügt die Kopie einer Urkunde. Das Original verlangt das Gericht oder die Gegenpartei nur bei begründeten Zweifeln an der Echtheit (Art. 180 Abs. 1 ZPO). Unser Rat: Behalten Sie unterschriebene Verträge, Bürgschaften und Schuldanerkennungen im Original, solange daraus ein Anspruch entstehen kann.

Für den Zoll gilt auch der umgekehrte Weg. Daten, die Sie elektronisch übermittelt haben, bewahren Sie elektronisch auf (Art. 97 Abs. 1 ZV).

Achtung: Was weg ist, kommt nicht zurück. Halten Sie darum diese Reihenfolge ein.

1. Scannen Sie zuerst einen Monat. Prüfen Sie dann Stichproben auf Vollständigkeit und Lesbarkeit.
2. Schreiben Sie den Ablauf als Arbeitsanweisung auf (Art. 4 GeBüV).
3. Legen Sie die Originale zur Seite, die bleiben.
4. Geben Sie die Liste dieser Originale Ihrem Treuhänder zum Lesen. Das Gesetz verlangt das nicht. Es ist eine zweite Prüfung.
5. Entsorgen Sie den Rest.

Die Gesetzestexte stehen auf fedlex.admin.ch. Wir haben die konsolidierte Fassung von Fedlex am 06. und 07.11.2026 gelesen.

• Art. 958 Abs. 2, 958f Abs. 2 und 3 und 965 OR. Obligationenrecht (OR, SR 220), Stand 01.10.2026
• Art. 3, 4, 6 Abs. 1, 8 und 9 Geschäftsbücherverordnung (GeBüV, SR 221.431), Stand 01.01.2013
• Art. 81 Abs. 3 Mehrwertsteuergesetz (MWSTG, SR 641.20), Stand 31.03.2025
• Art. 122 Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV, SR 641.201), Stand 28.10.2026
• Art. 126 Abs. 3 Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (DBG, SR 642.11), Stand 02.09.2026
• Art. 97 Abs. 1 und 4 Zollverordnung (ZV, SR 631.01), Stand 01.10.2024
• Art. 180 Abs. 1 Zivilprozessordnung (ZPO, SR 272), Stand 01.07.2026
• Art. 149a Abs. 1 Bundesgesetz über Schuldbetreibung und Konkurs (SchKG, SR 281.1), Stand 01.01.2026
• Art. 556 Abs. 1 Zivilgesetzbuch (ZGB, SR 210), Stand 01.07.2026
• ESTV, MWST-Info 16 «Buchführung und Rechnungsstellung», Ziff. 1.4.1, Stand 05.01.2024
• ESTV, Hauptabteilung Mehrwertsteuer, Auskunft Nr. 122608 vom 21.02.2018, Ziff. 2, 5 und 6, veröffentlicht von Run my Accounts AG, gelesen am 07.11.2026
• KMU-Portal des Bundes (SECO), «Elektronische Aufbewahrung der Geschäftsbücher», gelesen am 07.11.2026