Was verlangt die GeBüV von einer digitalen Ablage?

Ihr Treuhänder erhält etwas Konkretes zum Prüfen, kein Siegel. Jede Massnahme nennt den Artikel, auf den sie antwortet.

• Integrität (Art. 3 und 9). Jede Datei erhält beim Eingang eine Prüfsumme. Jeden Tag prüft Ihr Server jede Datei dagegen und schreibt die Prüfsummen aller Dokumente in eine Liste. Jede Liste enthält die Prüfsumme der Liste davor.
• Zeitpunkt (Art. 9). Jede Tagesliste erhält einen Zeitstempel nach RFC 3161 von DigiCert, einem unabhängigen Zeitstempeldienst. Ihr Server prüft ihn sofort.
• Protokolle (Art. 8 und 9). Ein Änderungsprotokoll zeigt, wer wann was geändert hat. Die Logins kommen jeden Tag auf Ihren Server und stehen versiegelt in der Tagesliste.
• Schutz und Inventar (Art. 8). Jede Person meldet sich mit eigenem Konto an, hinter einem Zugangsdienst. Die Tagesliste nennt jedes Dokument.
• Einsicht (Art. 6). Jede berechtigte Person durchsucht den ganzen Text, zeigt Dokumente an und lädt sie herunter. Einen vollständigen Export liefern wir innert 5 Arbeitstagen.
• Überprüfung (Art. 10). Einmal im Monat spielt ein automatischer Test die Sicherung zurück.

Der Export enthält auch das Änderungsprotokoll, die Tageslisten mit ihren Zeitstempeln und ein Prüfprogramm. Die Sicherheitsbeschreibung senden wir Ihnen auf Anfrage.

Wir zeichnen weder das blosse Lesen eines Dokuments noch die Zutritte zum Rechenzentrum auf. Vor einem Update erstellen wir eine Sicherung, danach prüfen wir die Dateien. Das Protokoll dazu führen wir bei uns, nicht bei Ihren Daten.

Ihre eigenen Abläufe beschreiben Sie in Ihrer Arbeitsanweisung. Wir sagen nicht, dass eine Ablage bei Capsario der GeBüV genügt. Das beurteilt Ihr Treuhänder anhand der Massnahmen oben. Bisher hat kein Treuhänder sie für uns beurteilt.

1. Integrität. Niemand kann Bücher und Belege ändern, ohne dass sich das feststellen lässt (Art. 3).
2. Dokumentation. Je nach Art und Umfang des Geschäfts beschreiben Arbeitsanweisungen Organisation, Zuständigkeiten, Abläufe und Infrastruktur (Art. 4).
3. Sorgfalt. Die Unterlagen liegen geordnet und vor schädlichen Einwirkungen geschützt (Art. 5).
4. Verfügbarkeit. Eine berechtigte Person kann sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist in angemessener Zeit einsehen und prüfen. Die Bücher müssen auf Begehren auch ohne Hilfsmittel lesbar werden (Art. 6).
5. Organisation. Archiviertes ist von Aktuellem getrennt oder gekennzeichnet. Die Verantwortung dafür ist geregelt und dokumentiert (Art. 7).
6. Archiv. Die Informationen sind inventarisiert und vor unbefugtem Zugriff geschützt. Zugriffe und Zutritte sind aufgezeichnet, und diese Aufzeichnungen bleiben so lange wie die Datenträger (Art. 8).
7. Überprüfung. Sie prüfen die Träger regelmässig auf Integrität und Lesbarkeit. Jede Übertragung auf einen anderen Träger kommt ins Protokoll, und das Protokoll bleibt bei den Informationen (Art. 10).

Beim Wort «Zugriffe» unterscheidet Art. 8 nicht zwischen Lesen und Ändern. Eine Behörde, die das Lesen ausnimmt, haben wir nicht gefunden.

Diese Regel trifft auch den gewöhnlichen Ordner auf dem Server und die Cloud. Als veränderbar gilt ein Träger, auf dem sich eine Änderung oder Löschung nicht nachweisen lässt, zum Beispiel eine Festplatte (Art. 9 Abs. 2). Zulässig ist sie nur unter 4 Bedingungen (Art. 9 Abs. 1 Bst. b):

1. Ein technisches Verfahren gewährleistet die Integrität, zum Beispiel eine digitale Signatur.
2. Der Zeitpunkt der Speicherung ist unverfälschbar nachweisbar, zum Beispiel durch einen Zeitstempel.
3. Die beim Speichern geltenden weiteren Vorschriften zu diesen Verfahren sind eingehalten.
4. Die Abläufe sind dokumentiert, und die Protokolle bleiben aufbewahrt.

• Kein Zertifikat. Verantwortlich ist in erster Linie die Geschäftsleitung (KMU-Portal des Bundes).
• Keine digitale Signatur. Für übermittelte und für archivierte Daten besteht keine Pflicht dazu (Auskunft der ESTV vom 21.02.2018). Für die Mehrwertsteuer verlangt die ESTV keine qualifizierte elektronische Signatur.
• Keinen qualifizierten Zeitstempel. Der Zeitstempel muss aber nachweisbar unverfälschbar sein und aus einer unabhängigen Quelle kommen (Auskunft der ESTV vom 21.02.2018).
• Keinen bestimmten Standort. Die GeBüV nennt keinen Ort. Für Zollunterlagen müssen Zugriff und Lesbarkeit im Zollgebiet jederzeit gewährleistet sein (Art. 98 Abs. 2 und 3 ZV).

Die Gesetzestexte stehen auf fedlex.admin.ch. Wir haben die konsolidierte Fassung von Fedlex am 06. und 07.11.2026 gelesen.

• Art. 3 bis 10 Geschäftsbücherverordnung (GeBüV, SR 221.431), Fassung vom 01.01.2013, die neuste auf Fedlex
• Art. 98 Abs. 2 und 3 Zollverordnung (ZV, SR 631.01), Stand 01.10.2024
• ESTV, Hauptabteilung Mehrwertsteuer, Auskunft Nr. 122608 vom 21.02.2018, Ziff. 2 und 6, veröffentlicht von Run my Accounts AG, gelesen am 07.11.2026
• ESTV, «Elektronische Signaturen», aktualisiert am 05.11.2026, gelesen am 07.11.2026
• KMU-Portal des Bundes (SECO), «Elektronische Aufbewahrung der Geschäftsbücher» und «Die Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen und Buchungsbelegen unterliegt strengen Regeln», gelesen am 07.11.2026